As atas das reuniões servem a vários propósitos. Inicialmente, constitui a memória do que foi dito durante o encontro e permite capitalizar experiências e projetos. Então, traz também o essencial das trocas para os ausentes. Por fim, possibilita monitorar o andamento das decisões e planos de ação. Então, como você escreve um debriefing eficaz?

Conta: os três grandes tipos

Existem três tipos principais de atas, dependendo da natureza da reunião e das necessidades dos destinatários das atas.

O procedimento verbal

Diz respeito apenas a reuniões do tipo   “ oficial ”: assembleia geral, conselho de administração, reunião do conselho de trabalhadores, etc. Os minutos são geralmente muito longos. Quer ser exaustivo e muito fiel às trocas. Cada um dos protagonistas deve encontrar suas próprias palavras lá. As atas são estruturadas pela ordem dos debates.

O relatório resumido

Diz respeito a todas as reuniões . Não tem o caráter de exaustividade das atas. O editor fornece apenas as linhas gerais das trocas. Para cada item da agenda, ele relata a essência do que foi dito, as conclusões do grupo e as decisões tomadas.

Registro de decisões

Ele apenas relata as decisões . É apresentado em forma de tabela produzida em Word, ou mesmo em Excel para utilização das funções de pesquisa. Pode ser anexado a um relatório mais detalhado.


Os objetivos do relatório

  • Formalize o trabalho realizado para permitir que uma pessoa que não compareceu à sessão o represente suficientemente: saiba o que foi dito, o que foi decidido e em que ambiente as discussões ocorreram.
  • Mantenha um registro escrito de uma reunião, conferência, grupo de trabalho, etc. ao qual cada participante pode se referir em caso de disputa ou dúvida.
  • Capitalize nas informações, para registro.
  • Decisões de ação.

Como usar um debriefing eficaz

Um documento deve ser fiel e objetivo sem acréscimos, sem omissão ou interpretação: 

  • não faça os participantes dizerem o que eles não disseram,
  • mantenha todas as informações importantes, 
  • não adicione nenhuma informação que não tenha sido dada durante a reunião.

O simples fato de selecionar informações para sintetizar as ideias apresentadas já introduz uma distorção.

Portanto, a vigilância é essencial para manter a objetividade máxima . No entanto, ao contrário das atas que se pretendem fiéis à letra, as atas contentam-se em ser fiéis ao espírito dos debates. Não é necessário saber quem disse o quê ou anotar todas as palavras trocadas.


Descubra como dominar os segredos de uma tomada de notas bem-sucedida e um debriefing eficaz com o (s) assistente (s) especial (is): Treinamento eficaz para tomada de notas e redação de relatórios. No mundo dos jogos, é importante ter muita rapidez para saber o resultado que deu no poste jogo do bicho.


Um documento prático

O leitor deve encontrar rapidamente as informações buscadas: o relatório deve ser estruturado e incluir um plano. Na maioria das vezes, é suficiente revisar a agenda da reunião . Se este último não tivesse uma agenda, um plano temático deveria ser elaborado a partir dos temas discutidos.

Para ser prático, o relatório também deve ser sintético , ou seja, reter apenas o essencial das ideias. O importante e a principal dificuldade é distinguir o essencial do acessório.

Um documento adequado para uso

Em geral, para uso interno (reunião de departamento, por exemplo), não requer uma redação cuidadosa. Basta que seja compreensível, as ideias podem ser retomadas na forma de uma lista com marcadores, por exemplo. Já para uso externo , um relatório de reunião, destinado a clientes, por exemplo, merece uma redação mais cuidadosa.

Em todos os casos, deve-se notar que um documento escrito, no qual as diferentes ideias estão ligadas, é mais agradável e mais fácil de ler do que outro.