Os nostálgicos por encontros físicos podem achar as reuniões remotas um tanto austeras. É verdade que a distância nos força a ser mais rigorosos, simplesmente porque nossa capacidade de atenção na frente de uma tela é mais curta do que no modo mamífero. No entanto, existem várias maneiras de criar facilidade de uso usando os recursos técnicos dos sistemas de reunião remota. Ou por hospedagem como no rádio.

1. Dê as boas-vindas a todos de forma individualizada

As boas-vindas começam alguns minutos antes do início da reunião. Princípio da precaução, o host faz o login 10 minutos antes do horário oficial para verificar se tudo está funcionando corretamente. À medida que os participantes chegam, ele dá as boas-vindas a todos de maneira amigável, pedindo notícias como faria em uma sala. Essas conversas informais também permitem que os primeiros que chegam se encontrem ou se conheçam.

2. Use webcams… ou avatares!

As webcams são uma ferramenta muito fácil de usar, especialmente para equipes efêmeras (projeto) que raramente se veem ou ainda não se conhecem. Eles são úteis principalmente no início e no final da reunião. No resto do tempo, é melhor desligá-los por 2 motivos. Economize largura de banda e concentre a atenção de todos em atingir a meta .

Se todos os participantes não tiverem webcam, e se a equipe estiver se reunindo pela primeira vez, o facilitador pode antecipar ativando um plano B. Por exemplo, peça a todos, antes da reunião, que criem seu avatar e enviem para ele. É fácil de fazer – existem geradores de avatar infantilmente simples como o face.co – e cria uma atmosfera divertida e descontraída!

3. Faça um tour rápido pela mesa

O tour de mesa expresso ocorre no início da reunião. É executado pelo facilitador. Caso contrário, o risco de escorregar no tempo de produção da reunião é muito alto. É simplesmente uma questão de nomear cada um “Estão presentes neste encontro Jon, Sacha…” e, se necessário, relembrar o seu papel no projeto. Isso permite que aqueles que chegaram depois dos outros se incluam no grupo. O tour de mesa expresso pode ser feito com o apoio de avatares ou do mapa geográfico do grupo.


4. Desenhe o mapa geográfico do grupo

O mapa geográfico do grupo é interessante para equipes que ainda não se conhecem muito bem. Mesmo que não seja, por exemplo no início de um projeto quando não é possível a curto prazo reunir a equipa para se conhecerem. Ela ajuda pessoas com memórias visuais a “fotografar” a composição do grupo. Dependendo do equipamento técnico, pode ser orquestrado de várias maneiras. Em todos os casos, o facilitador exibe um mapa geográfico. Se o sistema permitir que os participantes façam anotações no documento, é mais fácil permitir que todos escrevam seus nomes no cartão. Caso contrário, o facilitador terá preparado com antecedência o mapa com bandeiras marcando a localização de cada um.

5. Use os emoticons para fazer a previsão do tempo para o grupo

Essa técnica pode ser usada imediatamente após a rodada rápida ou em vários momentos durante a reunião. Tem a vantagem de ser muito simples e muito rápido de iniciar. Os participantes escolhem um emoticon no tópico de discussão que reflete seu estado de espírito atual. Se o tempo não estiver bom, uma breve explicação, sempre no tópico de discussão, permitirá ao facilitador levar em consideração possíveis obstáculos à eficácia da reunião. Ele pode dar explicações, incluir as necessidades no quadro da reunião, tranquilizar. Um segundo emoticon validará se o facilitador respondeu às preocupações do participante.

6. Faça uma pesquisa

A pesquisa permite introduzir o assunto, mas de forma participativa e às vezes lúdica. Aqui, novamente, a técnica é uma alavanca poderosa para a eficiência: com uma pesquisa online, todos respondem ao mesmo tempo, a economia de tempo é considerável. E o resultado é visual, como você poderá ver respondendo a pesquisa abaixo e clicando em “ver resultados”.

Outras enquetes podem ser lançadas durante o encontro para dar ritmo e prender a atenção do grupo.


7. Ouse fazer humor

Esta forma de criar convivência na reunião pode muito bem ser combinada com um inquérito. Por exemplo, com um número misterioso: “na sua opinião, o que 750 representa? ” O facilitador terá o cuidado de misturar na pesquisa respostas sérias e plausíveis (o número de novos contratos do mês) com respostas excêntricas e engraçadas (o registro do número de pernas da centopéia) – o que pode ser verdade!

Outros suportes permitem variar os prazeres. Mostre um desenho ou história em quadrinhos com uma bolha em branco e peça aos participantes que imaginem uma réplica. Eles podem escrever suas respostas, dependendo do sistema, diretamente na bolha ou reprovando no tópico de discussão.

8. Faça as emoções emergirem

As emoções são a cola do relacionamento. Compartilhar nossas emoções pode ser um momento muito poderoso, mesmo à distância. Pode ser interessante para este tipo de sequência deixar as webcams ligadas, para “ler” as emoções nos rostos das pessoas e partilhá-las ainda mais intensamente.

Existem milhares de maneiras de expressar emoções (emoticons são um exemplo). Outras técnicas permitem direcionar discussões sobre um assunto relacionado ao objetivo do encontro. Por exemplo, reagir no tópico de discussão a uma citação escolhida ou a um breve videoclipe. Isso promove o envolvimento na reunião ou aciona um clique em uma mensagem-chave para ser transmitida.

Já a técnica da fotolinguagem pode ser usada no início ou no final de uma reunião. Permite fotografar as emoções do grupo face a um projeto ou ações a implementar. De antemão, o facilitador terá selecionado uma variedade de imagens ou fotos sem relação óbvia com o assunto, montadas na forma de um mosaico. Durante a sequência “emoções”, ele exibe o mosaico e pede a todos que escolham uma imagem representativa de suas emoções “para…”. A pessoa pode, então, comentar brevemente sobre essa escolha oralmente ou no tópico de discussão.

9. Use o tópico de discussão

Mencionamos o tópico de discussão várias vezes neste artigo. Além desses usos premeditados, com instruções de apoio, o tópico de discussão é uma forma privilegiada de permanecer em contato com o grupo durante a reunião. Mesmo que o facilitador não veja os participantes. Ao encorajar todos no início da reunião a reagir em tempo real no tópico de discussão, promove a atenção e o envolvimento. Ele pode então aprimorar os comentários, refletir sobre as informações, responder a perguntas. Contanto que você fique de olho nele o tempo todo!


10. Host como no rádio

Os apresentadores de rádio são ótimos modelos. Privados da imagem, colocam nas palavras e na voz todo o dinamismo e o convívio que desejam transmitir! Para manter a atenção e o ritmo do encontro à distância, o facilitador tem interesse em fazer circular a palavra, responder em tempo real aos comentários do fio de discussão, desafiar o grupo. Regra de conduta a este respeito: à distância, o olhar não funciona. Mesmo com webcams, é impossível saber exatamente com quem o host está falando. Portanto, é essencial nomear uma pessoa pelo primeiro nome antes de fazer uma pergunta.

Tudo isso não é tão complicado. É só treinar!