Você já perde tempo procurando o documento de que precisa para trabalhar? A visão de pastas inacabadas em sua área de trabalho ou arquivos abertos em seu computador confunde você? Nesse caso, o método Lean é para você!

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Os 5 princípios do Lean aplicados à organização de uma “estação de trabalho”

O Lean vem de 100 anos de experiência industrial. Seus princípios agora são aplicados em todos os setores da indústria e serviços. Mais do que um conjunto de ferramentas de otimização da eficiência, mais do que um pequeno método envolvendo todos os stakeholders, o Lean é antes de tudo uma filosofia empresarial baseada em 5 princípios simples. Baseia-se na busca sistemática de resíduos, como uma mesa ou um computador mal armazenado, uma fonte óbvia de perda de tempo. Uma boa internet é essencial em qualquer situação, por isso escolha a internet Cariacica es .

  1. Valor  → elimine tudo o que não for útil na próxima hora ou sequência de trabalho.
  2. Cadeia de valor → classifique por frequência de uso e encontre um lugar para tudo.
  3. Flux → mantenha a arrumação no dia a dia, evite novas bagunças e aplique suas regras de arrumação.
  4. Fluxo puxado → evoluir constantemente seu sistema de armazenamento para integrar novos objetos, papéis, etc. vinculado a novos projetos.
  5. Perfeição → meça o resultado (no tempo gasto para encontrar um arquivo ou acessar informações) e aumente seu nível de exigência.

Os 5 princípios do Lean aplicados ao armazenamento de um “computador”

O valor que

A mesa do seu computador deve ser como uma mesa física: despojada de tudo que você não usa ou deixa de usar, ou raramente. Limite o número de ícones e organize sua área de trabalho em zonas (veja o terceiro capítulo desta postagem). Aproveite ao máximo a barra de tarefas , geralmente na parte inferior da tela, que permite iniciar um aplicativo com um clique. Abra apenas os arquivos de que você precisa para trabalhar. Se precisar consultar e-mails, abra-os e mude para o modo “Trabalhar offline” para evitar ser poluído por e-mails recebidos não relacionados à sua tarefa atual.

A cadeia de valor

Os recursos de automação de escritório facilitam a aplicação dos conselhos relacionados à frequência de uso. Adicione de um a três atalhos para o trabalho em andamento no meio da tela, especialmente se você for visual. Perto dos olhos, perto do coração! Use Locais recentes para acessar os diretórios atuais. Clique com o botão direito no ícone de cada aplicativo para localizar arquivos recentes e fixar aqueles que você usa com mais frequência. Use o acesso rápido de seu explorador de arquivos para acessar rapidamente os diretórios de suas pastas atuais.
Sempre para otimizar a cadeia de valor, aplique o princípio “Um lugar para tudo”. Encontre o método de classificação que se adapta à sua atividade (veja o terceiro capítulo desta postagem) e limite os níveis da árvore de seus arquivos a quatro. Equilibre sua eficiência entre “perder tempo procurando arquivos” e perder muito tempo “arrumando”. 

O fluxo

Aqui, novamente, a automação de escritório é um aliado precioso. Não duplique suas pastas, você perderá tempo procurando pela versão atualizada mais recente. Em vez disso, use atalhos . Defina regras de nomenclatura para seus arquivos (consulte o terceiro capítulo desta postagem) para encontrá-los facilmente usando a função Pesquisar . A cada hora ou entre cada sequência de trabalho, gaste 5 minutos organizando a próxima sequência. Todos os arquivos devem permanecer abertos, eles são armazenados em backup? Todos os aplicativos devem ser abertos?

O fluxo puxado

Toda semana, limpe, arrume, faça backup de seus diretórios. Tudo o que você faz quente leva menos tempo do que se você o fizesse offline! A cada mês, antes de fazer um backup geral, verifique se o seu sistema de arquivamento ainda está de acordo com suas prioridades. Adicione novos diretórios, se necessário. A cada ano, faça um backup geral total congelado. Em seguida, repense sua organização com base em como seus objetivos ou funções evoluem. Depois de fazer o backup, exclua do disco rígido os diretórios que não serão mais usados.
Dica: bloqueie compromissos de armazenamento em seu calendário, todas as semanas, todos os meses, todos os anos.

Perfeição

Como disse Antoine de Saint-Exupéry, “A perfeição é alcançada, não quando não há mais nada a acrescentar, mas quando não há mais nada a tirar”. Simplifique o seu sistema de arquivamento tanto quanto possível. Limite sua estrutura em árvore apenas aos diretórios que são realmente usados. Mantenha um número razoável de meses ou anos de arquivos.
Dica: veja se seus ” canais recentes ” correspondem à sua classificação. Se não, reveja sua classificação.


Como arrumar a mesa do seu computador com o método Lean?

Não sabe por onde começar? Aqui estão três pontos de vigilância a serem observados para otimizar seu armazenamento.

Arrumando adequadamente a mesa do seu computador

A mesa do seu computador é assim?

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Nesse caso, a primeira coisa a fazer é colocá-lo em ordem, seguindo o método Lean . Para se orientar, limite o número de ícones na área de trabalho, tornando-se uma regra para poder admirar seu papel de parede! Em seguida, organize sua área de trabalho em zonas: atalhos para o software de um lado e para as pastas atuais do outro. As pastas ou softwares mais usados ​​na parte superior, os menos usados ​​na parte inferior.

Organize seus arquivos com eficiência

Para ter a chance de encontrar o documento útil em seu computador, você deve sempre armazenar seus arquivos em uma única pasta raiz. A regra inescapável é “Sem duplicação! ” Em seguida, estruture seu armazenamento de acordo com critérios precisos.

Por exemplo, você pode armazenar seus arquivos usando o método OCT  :

  • Defina um primeiro nível de armazenamento para seus arquivos, de acordo com seu objetivo  : em que contexto você os utiliza? Para responder a qual missão essencial, qual das diferentes funções que são suas? Por exemplo, você pode ter uma função de gerente, mas gerenciar diretamente alguns clientes. Você terá então uma raiz de dois diretórios, um para seus arquivos vinculados à sua função de gerente e outro para classificar os arquivos de seus clientes diretos.
  • Defina um segundo nível de armazenamento para seus arquivos: de acordo com seu Conteúdo  : de que tratam, qual é o tema? Ou com quem eles são parentes? Em nosso exemplo, você poderia ter no diretório raiz do Manager, diretórios como “entrevistas anuais”, “desempenho”, “reuniões”. E no segundo diretório raiz, simplesmente os nomes de seus clientes diretos.
  • Finalmente, você pode definir um terceiro nível de estrutura em árvore, de acordo com a hora (ou data) dos arquivos: a que cronologia eles pertencem, quantos anos? Cabe a você ver o que é mais relevante, entre o ano, o trimestre, o mês …

Classificações e seus limites

  • Classificação cronológica (quando?) Onde os arquivos são armazenados nas pastas de acordo com os anos. Embora essa abordagem funcione bem para atividades recentes, é menos eficaz a longo prazo, pois você precisará se lembrar da data de criação de um arquivo em vez de seu conteúdo.
  • Classificação temática (o quê?) Onde a classificação é baseada no conteúdo do documento de acordo com a categoria, a pessoa ou o projeto. Escolha esta estrutura se você tiver poucos temas, caso contrário, você terá que criar subcategorias sob o risco de se perder na estrutura em árvore novamente! Alguns documentos também podem ser transversais e, portanto, pertencer a várias categorias, o que dificulta a classificação.
  • Classificação de acordo com o objetivo (como as informações serão utilizadas?) Onde a classificação é feita de acordo com o contexto de uso dos documentos. A dificuldade está em determinar os diferentes papéis que cada um ocupa e em sua evolução ao longo do tempo. Tomemos o nosso exemplo anterior: a uma função de gestor acrescenta-se a responsabilidade direta de alguns clientes, mas você também pode estar encarregado de tal ou tal missão transversal ou de tal projeto, ou mesmo ser encarregado de um estudo ou de um -sem responsabilidade. Portanto, é aconselhável atualizar regularmente as categorias de seus arquivos.
  • Classificação de acordo com o software utilizado (com quê?): Algumas pessoas salvam arquivos da mesma natureza juntos (todos os documentos do PowerPoint em uma pasta, por exemplo). Isso pode ser útil para alguém que usa muito software de design gráfico ou composição, por exemplo. Porém, cada vez mais, uma multiplicidade de aplicativos alimenta nossa produção no mesmo arquivo ou na mesma missão.

Limites

Cada uma das suas estruturas tendo os seus limites, o método OCT consiste em combinar as três primeiras estruturas: Objetivo / Conteúdo-tema / Tempo-cronologia.
Exemplo: o arquivo “Gerente de projetos de RH / Gestão mútua / 2019”.

O método Lean recomenda limitar os níveis de árvore de suas pastas (ou seja, o número de cliques para chegar ao arquivo) a não mais do que quatro para evitar se afogar.

Nomeando seus arquivos apropriadamente

Se não houver um padrão de nomenclatura de arquivos, a escolha de um título explícito permite saber o que o documento contém sem ter que abri-lo e, portanto, encontrar informações úteis de forma mais rápida e fácil. Aqui estão algumas regras para encontrar o nome certo:

  • Atribua um nome de arquivo fácil de entender, entre 25 e 64 caracteres, removendo palavras desnecessárias (“o”, “para”, “de” …).
  • Use um acrônimo em maiúsculas para o tipo de documento, por exemplo. : “LB” para White Paper, “DP” para press kit, “RAO” para Response to Call for Tender, etc.
  • Evite caracteres não alfabéticos, que nem sempre são legíveis dependendo dos sistemas operacionais , como asterisco, acentos, aspas, pontos de exclamação, suspensão, pontos de interrogação, sinais de operação, sinais de comparação, barra vertical e colchetes.
  • Evite nomes muito longos, pois se eles também estiverem em uma estrutura de árvore longa, existe o risco de o nome ficar truncado ao salvar em um disco externo, por exemplo, ou de o arquivo não ser salvo.