O digital entrou em nossas vidas. Smartphones, tablets ou computadores nunca nos deixam. E se aproveitarmos seu potencial para aumentar a eficiência de nossas reuniões, em vez de tentar restringir seu uso? Aqui estão 6 ferramentas digitais muito fáceis de usar para economizar tempo ou produtividade durante as reuniões.

1. Padlet, para organizar sessões de brainstorming post-it ™

O brainstorming Post-it ™ é uma técnica de animação muito eficaz para gerar um grande número de ideias em conjunto. A dificuldade, quando são de papel, está na exploração após o encontro. Na verdade, os escritos “pata de mosca” são difíceis de ler em uma foto geral, alguns post-it ™ são parcialmente mascarados por outros.

Com o Padlet , é fácil editar em um piscar de olhos uma versão pdf do post-it ™, limpa e legível, com seus comentários e imagens, vídeos ou links ativos. A possibilidade de curtir, atribuir estrelas ou comentar nas notas Post-it ™ de outras pessoas enriquece ainda mais as trocas, evitando longos debates . Finalmente, esta versão eletrônica do brainstorming post-it ™ permite que todos continuem contribuindo com ideias ou referências além da reunião, em modo assíncrono. Muito eficaz no avanço de projetos que se espalham ao longo do tempo.

Para otimizar o uso do Padlet, é útil preparar as instruções com bastante antecedência, tanto tecnicamente quanto quanto ao conteúdo. Facilite o acesso à parede, prepare-se para imprevistos técnicos. No lado do conteúdo, prepare as perguntas e a animação que permitirá que vários subgrupos produzam em paralelo vários aspectos do assunto.

2. Mindmeister, a versão eletrônica do mapa mental

Os seguidores do pensamento holístico preferem o Mindmeister para organizar seu brainstorming. Novamente, o uso no modo assíncrono é um recurso importante para a eficiência da reunião. Ao preparar o mapa mental com antecedência com algumas ideias iniciais e alguns ramos vazios, o facilitador permitirá que o grupo comece a produzir ideias mais rapidamente.

Após a reunião, o mapa mental pode servir como um documento de resumo para todo o grupo, especialmente se for embelezado com links ativos para ferramentas ou conteúdo de referência útil para o projeto.


3. Sentimy, para uma pesquisa preparatória

Uma forma muito eficaz de substituir o tour de table é fazer uma pesquisa … antes da reunião! Isso pode estar relacionado, por exemplo, às prioridades a serem atendidas, que levarão em conta as motivações de cada um para definir  o objetivo do encontro . Ou ainda em um inventário de luminárias em relação a uma determinada situação, que dará desde o início da reunião do material para trabalhar de forma eficiente para produzir a entrega esperada.

O Sentimy  oferece duas vantagens: simplicidade para o criador da pesquisa (e respondentes) e formatação gráfica dos resultados.

4. Kahoot, para conteúdo divertido

Para seus smartphones! Chega de tediosas apresentações didáticas em seminários, abra caminho para o  Kahoot  ! Ao alternar as perguntas de um quiz digital criado no Kahoot e as explicações direcionadas a uma mensagem-chave, as apresentações dos relatórios quantificados tornam-se dinâmicas! O público é pego no jogo e sua atenção permanece mantida durante toda a apresentação. Ele se lembra melhor das mensagens principais porque participou ativamente do processo. Ideal para filmagens fora de pico no início da tarde!

Os questionários Kahoot podem ser jogados individualmente, mas o modo “equipe” é ainda mais dinâmico e torna o envolvimento ainda mais fácil. Um único dispositivo para a equipe, cujos membros são obrigados a se consultar antes de responder. Bom ambiente e trocas garantidas.


5. Visualizar edição, para deportar a manifestação para fora da reunião

Uma mudança de software, interface ou sistema de informação requer apropriação pelos usuários. As reuniões são organizadas em pequenos grupos para que eles descubram e testem os novos recursos. Mas agora, há muitos que não usarão essas novas ferramentas maravilhosas imediatamente. Em poucas semanas, quando precisarem, terão esquecido 90% das informações que lhes são comunicadas.

Viewedit permite que você crie facilmente tutoriais com um toque um pouco mais humano. Na verdade, o demonstrador pode inserir seu vídeo em um canto da tela enquanto manipula o mouse e vai de tela em tela em seu computador.

Portanto, a reunião pode ser excluída completamente! Ou pelo menos focado no essencial, nomeadamente as principais vantagens da nova ferramenta (por exemplo, graças a uma animação Kahoot!) Ou os processos para funcionarem melhor em conjunto graças a eles.

6. Quik, para manter a memória emocional de um evento

O que impede fazer um vídeo de um evento? Tempo. Embora seja fácil tirar fotos durante um seminário, é menos fácil editar depois que a euforia do momento passou. Deixa pra lá ! O aplicativo Quik faz a edição para nós a partir de fotos ou vídeos curtos selecionados da biblioteca do nosso smartphone. Você pode até adicionar sobreposições de títulos e escolher facilmente a formatação e a música.

É tão simples que o filme pode ser transmitido ao vivo no final do seminário ao invés de atrasado, concluindo assim o seminário em um nível emocional.