Os últimos minutos de uma reunião são decisivos para aproveitar ao máximo o tempo investido coletivamente. Com efeito, a eficácia de uma reunião mede-se não só pelo trabalho realizado durante a mesma, mas também pela rapidez de implementação das decisões tomadas. Aqui estão três coisas que você pode fazer para tornar o final da reunião verdadeiramente conclusivo.

1. Meça a realização do objetivo

Se o objetivo da reunião foi definido na forma de resultados, a avaliação é fácil de fazer. Duas perguntas são suficientes:

  • Quais são os resultados do produto – e o que resta a ser feito?
  • A qualidade dessas entregas pode ser usada como está?

Por medir o progresso alcançado, este relatório ajuda a motivar o grupo, principalmente se o resultado for gratificante. Caso contrário, o facilitador pode oferecer uma breve análise de como o grupo trabalha para melhorar a pontuação na próxima reunião.

2. Liste as ações a serem tomadas após a reunião

As entregas são totalmente produzidas e utilizáveis? Impressionante. Resta listar as próximas etapas, no entanto, a reunião raramente é um fim em si mesma. Por exemplo, decidir quem distribui os documentos produzidos e quando. No mínimo, informe o grupo sobre a maneira como seu trabalho será usado, se for para ser usado por outras pessoas.

Ainda há entregas a serem finalizadas? Uma vez que as linhas principais foram definidas em conjunto, podemos considerar que a riqueza do grupo é suficientemente explorada. Não há necessidade de reunir todos, uma pessoa pode assumir o controle da finalização – ou optar por delegar a alguém em sua equipe. Isso é muito tempo economizado para os outros membros do grupo.

Alguns produtos ainda precisam ser produzidos na íntegra? O grupo deve então decidir se é necessário reagendar uma reunião com as mesmas pessoas para continuar o trabalho. Dependendo da experiência útil e da disponibilidade uns dos outros, pode ser mais criterioso reunir-se em um número menor. Este subgrupo se beneficiará com a reflexão iniciada em conjunto, mas talvez seja mais produtivo em dois ou três. Além disso, será mais fácil encontrar uma data de curtíssimo prazo para avançar sem demora no assunto.

3. Marque compromissos para finalizar o trabalho

É durante a reunião que devem ser feitas marcações para finalizar o trabalho ou dar os próximos passos.

Se todo o grupo tiver que se reunir novamente, a data pode ser acertada imediatamente – a menos que a gestão dos calendários seja um desafio tal que seja delegado a um assistente com experiência no exercício.

O trabalho em pequenos grupos é mais fácil de organizar. A vantagem de marcar uma data durante o encontro é poder ajustar a composição do grupo de acordo com os desafios da velocidade do projeto e da disponibilidade de cada um.

Mesmo o trabalho que será finalizado por uma pessoa merece ser definido na ordem do dia antes do término da reunião. Isso permite que a pessoa responsável por essa tarefa assuma compromissos realistas e confiáveis ​​com o grupo.

Para concluir essas três ações antes do final da reunião, é aconselhável dar 10 minutos para que ela seja encerrada. E, portanto, para calibrar o andamento da animação levando em consideração esse tempo de fechamento. No entanto, algumas ações podem ser realizadas conforme você avança, como marcar compromissos para explorar tópicos que o grupo decidir não abordar nesta reunião.